Nuestra principal filosofía: Los datos de la comunidad pertenecen a la comunidad.
Nos tildarán de locos, pero mantenemos nuestra postura de forma acérrima y por esa razón es que garantizamos el acceso a sus datos hasta 3 meses después de terminar su contrato de servicios con nosotros.
Consideramos sus datos como un activo sensible y su decisión de elegirnos apoya este pensamiento.
Registramos los documentos que corresponden a gastos de la comunidad.
Al ingresar un documento este se carga al ítem de gasto (fondo financiero) correspondiente.
Tipos de documento aceptados:
Los gastos comunes de la comunidad se pueden distribuir de las siguientes formas:.
Divide el total del gasto en todas las unidades considerando su factor de prorrateo, también puede excluir unidades por su tipo.
Selecciona las unidades y les asigna un monto manualmente (en pesos).
Selecciona las unidades y a éstas unidades se les distribuye el monto en base a su factor de prorrateo.
Este prorrateo permite registrar consumos (gas, agua, energía eléctrica, etc.), con eso se cargan los montos utilizando en el nro de medidor de las unidades, o manualmente.
Selecciona las unidades por un criterio determinado y utiliza un factor seleccionado para distribuir el gasto.
Valores soportados:
Permite tener acceso detallado de quienes adeudan pagos y desde cuando.
Algunas de las funciones:
Todas las operaciones comerciales guardan un registro contable de forma inmediata.
Lo anterior permite visualizar los estados financieros y contables automáticamente.
Algunos informes disponibles:
El sistema provee un plan de cuentas con la estructura general más idónea, sin embargo este plan de cuentas puede ser perfectamente adaptado a las necesidades de la comunidad de forma simple y rápida.
Adicionalmente a la gestión de fondos solicitada por normativa (fondo común y fondo de reserva), la comunidad puede mantener fondos de reserva adicionales, los cuales pueden funcionar a modo de cuentas de ahorro de la comunidad para un gasto futuro significativo.
Los mencionados fondos de reserva pueden tener una tasa de recaudo propia dependiendo de las necesidades de la comunidad.
Los fondos de reserva adicionales pueden ser suspendidos en determinados periodos, sin embargo no desaparecen de los informes a menos que se requiera lo contrario.
La normativa indica que los edificios de departamentos requieren mantener el registro de las pólizas de seguro.
Éstas pólizas de seguro son obligatorias para los siniestros de tipo:
Además se agrega la opción de registrar otras pólizas de seguro según las necesidades de la comunidad.
Un valor importante a mencionar es el hecho que el sistema no limita el número de cuentas a nombre de la comunidad, de esta forma puede diferenciar los cheques y transferencias originados de diversas cuentas sin perder el control de éstos.
Llevamos la conciliación bancaria al siguiente nivel, ya que, la tendencia natural de la economía es evitar los cheques para dar paso a las transferencias electrónicas.
Por ese motivo los gastos pueden tener asociadas distintas fechas de vencimiento en reemplazo de los cheques a fecha.
No obstante lo anterior seguimos gestionando los cheques, transferencias y otros a fin de garantizar una gestión detallada de los pagos independiente de su naturaleza.
Al registrar el consumo del medidor, automáticamente se compara con la lectura anterior.
La diferencia del consumo permite generar un factor de prorrateo específico para cada unidad.
El factor generado también permite una distribución parcial del gasto, por ejemplo 80% a la unidad y 20% al gasto general.
Los medidores considerados son:
Habiendo registrado la lectura de los medidores, se puede distribuir el gasto de la boleta, facilitando su gestión.